Sự bùng nổ của trí tuệ nhân tạo (AI) đang làm thay đổi sâu sắc cách thức vận hành của doanh nghiệp trên toàn cầu. Tuy nhiên, song hành với làn sóng ứng dụng AI mạnh mẽ là một hiện tượng ngày càng phổ biến mang tên “Shadow AI” – việc nhân viên tự ý sử dụng các công cụ AI mà không nằm trong phạm vi quản lý hoặc phê duyệt của bộ phận công nghệ thông tin (CNTT). Đây đang trở thành một trong những thách thức lớn nhất đối với các tổ chức trong hành trình chuyển đổi số.

Theo các chuyên gia, tốc độ tiếp cận và ứng dụng các công cụ AI tạo sinh, AI tác nhân (Agentic AI) và các nền tảng tự động hóa đang diễn ra nhanh hơn khả năng thiết lập cơ chế quản trị của nhiều doanh nghiệp. Trong khi điều này phản ánh tinh thần đổi mới sáng tạo và mong muốn nâng cao hiệu quả công việc của người lao động, nó cũng kéo theo hàng loạt rủi ro liên quan đến bảo mật dữ liệu, tuân thủ pháp lý, quyền riêng tư và quản lý tài sản số.

Thay vì xem Shadow AI đơn thuần là một mối đe dọa cần ngăn chặn, nhiều doanh nghiệp tiên phong đang lựa chọn cách tiếp cận mới: biến thách thức này thành cơ hội để xây dựng nền tảng quản trị AI toàn diện và thúc đẩy chuyển đổi số một cách bền vững.

Nhận diện Shadow AI bằng nhiều phương pháp

Bước đầu tiên trong quá trình quản trị là hiểu rõ mức độ hiện diện của AI trong tổ chức. Các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp cần triển khai đồng thời nhiều phương pháp phát hiện nhằm xác định những công cụ AI đang được sử dụng ngoài phạm vi kiểm soát.

Những phương pháp phổ biến bao gồm phân tích lưu lượng truy cập mạng, rà soát các tiện ích và ứng dụng trên trình duyệt, khảo sát nhân viên, cũng như theo dõi việc sử dụng các dịch vụ phần mềm dạng SaaS. Sau khi phát hiện, các công cụ cần được phân loại theo mức độ rủi ro để xây dựng các biện pháp quản lý phù hợp.

Việc nhận diện chính xác Shadow AI không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ mất an toàn thông tin mà còn cung cấp bức tranh toàn diện về nhu cầu thực tế của người lao động đối với các giải pháp AI.

Từ tư duy cấm đoán đến quản trị có kiểm soát

Một trong những sai lầm phổ biến của nhiều tổ chức là áp dụng các biện pháp cấm đoán hoặc hạn chế tuyệt đối việc sử dụng AI. Trên thực tế, cách tiếp cận này thường dẫn đến tác dụng ngược khi nhân viên tiếp tục sử dụng các công cụ AI một cách bí mật, khiến doanh nghiệp càng khó kiểm soát hơn.

Xu hướng mới hiện nay là xây dựng mô hình quản trị dựa trên đánh giá rủi ro. Thay vì ngăn cấm, doanh nghiệp cần thiết lập các nguyên tắc, quy trình và “hàng rào bảo vệ” phù hợp để nhân viên có thể khai thác sức mạnh của AI trong môi trường an toàn.

Khi được cung cấp các công cụ chính thức, đáng tin cậy và đáp ứng nhu cầu công việc, người lao động sẽ có xu hướng lựa chọn những giải pháp được doanh nghiệp phê duyệt thay vì tìm kiếm các công cụ bên ngoài. Đây là bước chuyển quan trọng từ tâm lý “phải giấu việc sử dụng AI” sang tư duy “muốn sử dụng AI một cách an toàn và hiệu quả”.

Xây dựng mạng lưới AI Champions trong doanh nghiệp

Kinh nghiệm từ nhiều tổ chức cho thấy, việc triển khai AI thành công không chỉ dựa vào công nghệ mà còn phụ thuộc rất lớn vào yếu tố con người. Do đó, doanh nghiệp cần xác định những cá nhân tiên phong trong việc ứng dụng AI, thường được gọi là các “AI Champions”. Đây là những nhân sự có khả năng lan tỏa kiến thức, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình sử dụng các công cụ AI.

Thông qua các chương trình đào tạo, cộng đồng thực hành và cơ chế khuyến khích phù hợp, các AI Champions có thể trở thành lực lượng nòng cốt giúp thúc đẩy quá trình chuyển đổi từ bên trong tổ chức. Cách tiếp cận này tạo ra động lực phát triển tự nhiên, giúp AI được ứng dụng rộng rãi và hiệu quả hơn so với các mô hình triển khai mang tính áp đặt từ cấp quản lý.

Quản trị toàn bộ vòng đời AI

Bên cạnh việc phát hiện và kiểm soát Shadow AI, doanh nghiệp cần xây dựng một khuôn khổ quản trị toàn diện cho toàn bộ vòng đời của các giải pháp AI. Khung quản trị này bao gồm các hoạt động từ đánh giá nhu cầu, lựa chọn công cụ, thử nghiệm, triển khai, giám sát vận hành cho đến đánh giá hiệu quả và cải tiến liên tục. Mục tiêu là tạo ra sự cân bằng giữa đổi mới sáng tạo và quản trị rủi ro, bảo đảm AI được sử dụng một cách có trách nhiệm, minh bạch và phù hợp với các yêu cầu pháp lý.

Trong bối cảnh AI ngày càng trở thành một phần không thể thiếu của hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc xây dựng năng lực quản trị ngay từ giai đoạn đầu sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh và thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của thị trường.

Lộ trình chuyển đổi

Để hỗ trợ các tổ chức triển khai AI hiệu quả, các chuyên gia đề xuất một lộ trình chuyển đổi kéo dài 12 tuần với các bước hành động cụ thể. Lộ trình này tập trung vào việc đánh giá hiện trạng sử dụng AI, phát hiện các công cụ Shadow AI, xây dựng chính sách quản trị, lựa chọn nền tảng phù hợp, đào tạo nhân sự và thiết lập cơ chế giám sát liên tục. Cách tiếp cận từng bước giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát được rủi ro vừa duy trì động lực đổi mới trong toàn tổ chức.

Trong kỷ nguyên số, AI không còn là công nghệ của tương lai mà đã trở thành công cụ hiện hữu trong mọi hoạt động kinh doanh. Thách thức đối với doanh nghiệp không phải là ngăn chặn AI, mà là làm thế nào để quản trị và khai thác công nghệ này một cách hiệu quả. Những tổ chức biết biến Shadow AI thành động lực chuyển đổi sẽ có cơ hội tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững và dẫn đầu trong cuộc đua đổi mới sáng tạo.

N.M.P (NASTIS), developerevents.org.